Le papier et les déchets de papier sont tous deux présents dans l'espace de travail. Avec l'introduction du traitement virtuel et numérique des documents, nous nous attendions à ce que les déchets de papier deviennent moins problématiques. Et bien que nous utilisions moins de papier aujourd'hui, les chiffres sont encore assez importants pour poser un problème.
Un rapport du Programme des Nations unies pour l'environnement montre que les déchets de papier représentent déjà jusqu'à 18 % du total des déchets produits dans certains pays de l'ANASE1 (Association des nations de l'Asie du Sud-Est). Aux États-Unis, ce chiffre est plus proche de 25 %, selon l'EPA. Ces chiffres ne peuvent qu'augmenter si l'on n'intervient pas.
La pollution due à l'élimination inadéquate du papier affecte généralement la terre, l'air et les masses d'eau. Sans parler de la dévastation de nos forêts, car les arbres sont souvent abattus (et non replantés) pour fabriquer encore plus de papier. Bien sûr, ce n'est que partiel, car les fournisseurs de papier certifié s'approvisionnent dans des forêts où les arbres sont en fait replantés. Ces forêts sont responsables de la fourniture d'oxygène et de la séquestration du CO2, un processus important pour atténuer le changement climatique.
Bien que diverses méthodes visant à réduire les déchets de papier sur le lieu de travail soient en place et même appliquées, elles présentent certains inconvénients. Par exemple, vous pouvez demander au personnel de réutiliser le papier, mais la plupart de leurs documents contenant des informations sensibles doivent être détruits avec un destructeur de papier après usage. Dans ce cas, la réutilisation serait la mauvaise approche à adopter. Voici donc quelques stratégies pour réduire le gaspillage de papier au bureau.
Appliquer une règle sans papier
Il s'agit de l'approche la plus stricte qu'une entreprise puisse adopter pour réduire la consommation de papier. Cela n'est peut-être pas réalisable pour tous les bureaux, mais de nombreuses entreprises peuvent exporter toute leur utilisation de papier vers des systèmes de traitement de données virtuels tels que Microsoft Office et Google Suite.
Des programmes comme Google Docs et Sheets permettent d'écrire, de modifier, de calculer et de collaborer gratuitement en ligne. Dropbox, un service gratuit, facilite le classement et le partage ; il est plus facile que jamais d'éliminer le papier du bureau. Grâce à ces outils, vous pouvez créer un environnement de bureau sans papier, en minimisant ou en évitant totalement la consommation de papier.
Réduire la quantité de papier utilisée au bureau
Toutes les entreprises ne peuvent pas choisir de se passer de papier. Si c'est le cas de votre bureau, définissez des mesures concernant l'utilisation du papier. Créez un système de flux de travail qui nécessite le moins d'impression possible.
Présentez à votre équipe des outils de collaboration en ligne et organisez des séances d'accueil qui leur apprendront à utiliser ces outils. Il existe plusieurs documents gratuits et payants en ligne qui vous montreront comment naviguer dans ces outils.
Les signatures de courriel de l'entreprise pourraient également afficher des messages "Réfléchissez avant d'imprimer" à la fin des courriels comme un rappel amical aux collègues. Vous pouvez également régler le photocopieur ou l'imprimante pour qu'il imprime automatiquement des copies recto-verso. Cela devrait réduire de moitié la consommation.
Étendez les paramètres de marge pour que l'imprimante utilise moins de papier. Encouragez les employés à jeter le papier de manière sûre dans la poubelle de recyclage. En outre, si vous êtes à la maison ou au bureau, réduire votre volume d'impression vous permettra de diminuer la quantité de cartouches d'encre et de toner XEROX utilisées et de réduire les déchets plastiques.
Réutiliser et recycler le papier de bureau
On peut recycler les types de papier d'impression de base. Bien sûr, il existe d'autres besoins en papier que l'impression, comme le papier d'emballage. Tous les déchets de papier ne sont pas réutilisables ou recyclables. Mais, dans la mesure du possible, assurez-vous que votre service des achats opte pour les choix les plus respectueux de l'environnement dans les limites du budget.
Certaines grandes entreprises disposent d'un capital suffisant pour prendre une participation dans une petite usine de recyclage. Elles créent ainsi un centre d'emploi tout en veillant à ce que leurs déchets de papier ne se retrouvent pas dans les décharges et les plans d'eau. Cela évite à l'entreprise de devoir chercher une technique d'élimination de ses déchets sans danger pour l'environnement.
Si votre entreprise ne peut pas mener seule un tel projet à grande échelle, vous pouvez choisir de collaborer avec quelques autres entreprises pour développer des programmes de recyclage.
Encouragez la prise de notes sans papier
Un employé de bureau moyen participe à environ 62 réunions par mois. Dans ces réunions, la prise de notes est essentielle pour garder une trace de tout ce qui a été discuté.
En regardant simplement autour de vous lors de votre prochaine réunion, vous pouvez vous faire une bonne idée de la quantité de papier utilisée par réunion. Certaines personnes arrivent avec leur carnet de notes cartonné. D'autres prennent le papier de l'imprimante en entrant.
Quel que soit leur choix, ce papier finira par ne plus être utile à l'auteur et sera ensuite jeté. Pour éviter ce gaspillage inutile, encouragez la prise de notes sans papier afin d'économiser du papier. Il existe plusieurs applications de prise de notes telles que Microsoft OneNote, Google Keep et Evernote. Les gens peuvent gribouiller, taper, dessiner ou utiliser toute méthode de prise de notes qui leur convient le mieux. Mieux encore, la numérisation des flux de travail est susceptible d'accroître la productivité du bureau.
De même, les scanners de documents peuvent transformer les documents en formats numériques que vous pouvez partager avec votre équipe pour éviter d'imprimer une copie papier pour tous ceux qui en ont besoin.
Facilitez l'élimination appropriée des déchets de papier
Les entreprises doivent s'assurer que les poubelles de tri sélectif d'entreprise sont à la portée des employés. L'une des raisons pour lesquelles les gens ne recyclent pas est le long processus de tri des déchets. Les gens recyclent davantage lorsque c'est pratique. Faites en sorte que les employés recyclent plus facilement les déchets de bureau en leur présentant une poubelle là où ils se trouvent (par exemple, à leur bureau).
Utilisez l'approche hot-desk
Dans un bureau d'entreprise traditionnel, les employés ont souvent des sièges qui leur sont officieusement attribués. Ils revendiquent souvent ces espaces en utilisant des objets personnels, des documents de travail ou des ordinateurs de travail. Ces sièges désignés peuvent leur permettre d'accroître le désordre, car ils n'ont pas à nettoyer pour la personne suivante. Cela peut encourager l'accumulation de déchets de papier ou le mépris général de la façon dont ils gèrent le papier.
Le co-working permet de réduire le gaspillage de papier au bureau
Une façon de résoudre ce problème est de s'inspirer des espaces de co-working. Dans de nombreux espaces de co-working, des espaces de détente accueillent des bureaux à distance. Cela signifie que les membres payants peuvent entrer et s'asseoir à n'importe quel bureau disponible. Il n'y a pas de siège désigné ou assigné.
À la fin de la journée, chaque personne doit vider le bureau qu'elle utilise. Dans un tel environnement, les gens sont plus conscients de ce qu'ils utilisent et de la quantité de déchets qu'ils produisent en une journée. Cette approche pourrait éviter l'encombrement du papier et réduire la consommation de papier sur le lieu de travail.
Améliorez la culture de votre bureau en matière de déchets
Avec les nombreux autres aspects de la construction d'une entreprise, la culture des déchets est souvent une pensée après coup. Pour encourager une meilleure gestion et élimination du papier, envisagez de créer des attentes et des directives que vos membres devront suivre. En effet, si votre entreprise ne crée pas une culture délibérée autour des déchets au bureau, celle-ci sera créée par les habitudes personnelles.
Encouragez les gens à considérer l'importance de la réduction et du recyclage. Avec des attentes bien définies, les nouveaux employés comme les employés actuels devraient trouver plus facile de réduire (ou d'éliminer complètement) leur gaspillage de papier.
Arrêtez de créer des copies papier des rapports
De nombreuses entreprises créent des rapports dans leurs différents départements entre deux et douze fois par an. Qu'il s'agisse de rapports financiers ou de rapports de vente, ils contiennent souvent beaucoup de texte, d'images, de représentations visuelles des données, etc. Cette quantité d'informations occupe beaucoup d'espace sur les pages et, finalement, sur le papier lorsqu'ils sont imprimés.
Si les rapports reliés étaient autrefois la norme, ils sont désormais totalement inutiles. Toutes les informations incluses peuvent être partagées numériquement avec des centaines de personnes sans gaspiller de papier. Si vous organisez des réunions au cours desquelles le contenu d'un rapport doit être discuté, vous pouvez utiliser un projecteur pour agrandir chaque page et permettre à chacun de suivre facilement.
En imprimant des documents et des rapports sur papier, vous produisez des déchets qui ne peuvent souvent pas être réutilisés au bureau en raison des données sensibles qu'ils contiennent.
Appliquez des politiques de gestion des déchets papier
C'est une chose de créer des politiques, c'en est une autre de les faire appliquer. En ce qui concerne les déchets de papier, assurez-vous de faire les deux. Par exemple, demandez à votre service des achats de n'acheter que des produits en papier contenant des matières recyclées après consommation et des produits certifiés par le Forest Stewardship Council (FSC). Demandez à ce que les travaux d'impression géants soient d'abord testés en petits lots ; un travail d'impression hors normes non réalisé peut être très gaspilleur.
Demandez aux travailleurs de vérifier l'impression d'un exemplaire avant d'imprimer dix exemplaires à la fois. Encouragez-les à utiliser des copies numériques au lieu de copies physiques chaque fois que possible et à tenir compte de leur empreinte d'impression personnelle. En comptabilisant le nombre de copies imprimées que les employés utilisent chaque mois, vous leur montrerez combien ils peuvent économiser.
Et il n'y a pas que les documents de bureau qui entraînent un gaspillage de papier. Encouragez vos employés à apporter leur déjeuner dans des récipients réutilisables.
Ces exigences ne doivent pas être communiquées uniquement par le bouche à oreille. Intégrez-les dans les politiques de l'entreprise, ainsi que les conséquences du gaspillage délibéré de papier par tout employé. Le simple fait d'encourager les gens à se demander s'ils ont vraiment besoin d'imprimer ce document peut être très utile.
Conclusion
Que votre équipe soit composée de cinq ou de 200 employés, changer l'attitude d'un groupe pour réduire le gaspillage de papier au bureau peut être un défi. Mais c'est possible.
Si le fait de jeter un morceau de papier à la poubelle semble anodin, il existe de nombreux facteurs sous-jacents qui soulignent votre contribution aux dommages environnementaux. Sensibilisez votre équipe au gaspillage de papier et encouragez les améliorations positives dans la façon dont chacun utilise le papier.