Signature électronique de document pdf : guide pratique

Signature électronique

Publié le : 27 octobre 20236 mins de lecture

Avec l’avancée actuelle de la technologie, de plus en plus de tâches peuvent être faites de façon virtuelle. la signature électronique en est l’exemple par excellence. Mise en place depuis déjà plus de vingt ans, il s’agit d’un moyen de signer un document numérique que bon nombre de professionnels ont désormais intégré dans leurs habitudes et leurs bonnes pratiques. Découvrez avec ce petit guide pratique, le b-a-b-a de la signature électronique sur un document PDF.

Quelles solutions pour la signature électronique d’un document PDF ?

Pour signer un pdf électroniquement, vous avez besoin de quelques outils dédiés à cet effet. Ainsi, l’appareil électronique, notamment le Smartphone, la tablette ou l’ordinateur est un outil élémentaire. Ensuite, en fonction de la solution de signature pour laquelle vous optez, vous avez besoin, soit d’une connexion internet, soit d’un logiciel de signature électronique. Si vous choisissez l’option sans logiciel, vous devez requérir aux services de certains prestataires sur le web qui ont pour rôle de vous aider dans votre action. Ainsi, vous n’aurez qu’à leur envoyer vos coordonnées, et à eux de vous envoyer par courriel électronique, un lien permettant de signer électroniquement.

Par contre, si vous préférez l’option logiciel, vous n’avez, en gros, qu’à y insérer votre document et à cliquer sur « signer ». Quoi qu’il en soit, une signature électronique d’un document PDF pour davantage d’authentification doit passer par un certificat électronique, certifiant l’identité numérique du signataire. Pour avoir plus d’informations sur comment signer un pdf rendez-vous sur universign.com, la référence en matière de signature électronique sur document PDF.

Signer électroniquement un document PDF, étape par étape

La première étape pour signer pdf, c’est le recours à un certificat électronique. Il s’agit d’une sorte de carte d’identification professionnelle sur laquelle est apposé le nom, le prénom, le métier du titulaire ainsi que l’entité pour laquelle il travaille. Il est délivré par une autorité de certification, et ne peut être fonctionnelle qu’après immatriculation du titulaire auprès de cette autorité. Par après, vous n’aurez qu’à choisir la solution de signature électronique qui vous parait la plus fiable.

Si vous choisissez la solution de signature par web, vous aurez dans votre mail des mentions de consentement que vous devrez cocher avant de valider la signature. S’il y a plusieurs cosignataires, chacun recevra son document, et devra cocher individuellement la case de consentement. Concrètement, la validation de la signature électronique se concrétise par l’entrée du code secert qui aura été envoyé au titulaire via sms. Enfin, chaque signataire reçoit un CES ou certificat de signature électronique, lequel servira à garantir l’authenticité de l’ensemble du document. La signature par logiciel est beaucoup plus simple car il suffit d’y insérer votre document et de suivre les instructions.

Signature électronique d’un document PDF : de multiples avantages

Nombreux sont les avantages octroyés par le fait de signer un pdf. Le premier intérêt est évident, il s’agit du considérable gain de temps. Effectivement, si la rencontre en tête à tête est nécessaire avec la signature manuscrite, cela n’est point indispensable en signature électronique. La signature électronique est très avantageuse, à plus forte raison pour les documents PDF nécessitant une contractualisation rapide. Elle est également plus pratique dans la mesure où même lorsque certains des cosignataires se retrouvent à l’étranger, la contractualisation est possible. Par ailleurs, la signature numérique est beaucoup plus sécurisée que celle manuscrite. L’e-signature utilisant un document de certification la rend difficilement falsifiable.

Par ailleurs, la signature électronique vous permet de réaliser des économies. Effectivement, vous pouvez dire adieux aux impressions coûteuses de centaines, voire de milliers de pages, puisqu’avec cette possibilité de conclure vos contrats de manière digitale. De même, vous ménagerez votre portefeuille en étant dispensé des frais d’envoi postaux. Au final, la signature électronique ne peut être que bénéfique pour vos affaires, en vous offrant des économies de temps, d’énergie et surtout, d’argent, ce qui vous fera réaliser le maximum de profits.

Valeur juridique de la signature électronique sur PDF

L’une des raisons pour lesquelles certaines personnes restent encor réticentes à l’idée de signer un pdf de façon électronique, c’est qu’elles craignent que ce genre de signature ne soit pas juridiquement valide. Pourtant, selon les dispositions de la la loi n°2000-230 du 13 mars 2000, la signature électronique dispose de la même force juridique que la signature manuscrite. De même, la réglementation européenne eIDAS (Electronic Identification And Trust Services) régissant les signatures électroniques dispose qu’il s’agit d’un procédé légalement valide, à condition de respecter la procédure légale.

Selon toujours la réglementation eIDAS, il existe trois niveaux de signature électronique, fonction du degré de validité et d’authentification de la signature électronique. La signature simple est certes valide mais à un degré limité, celle dite avancée est plus acceptée, mais la signature universellement adhérée est celle dite, qualifiée. En tout état de cause, pour être qualifiée de signature électronique valide, ladite signature doit revêtir 5 caractères : elle dit être authentique, infalsifiable, non-réutilisable, inaltérable et irrévocable.

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